Une association doit conserver certains documents pour prouver l’existence d’un droit ou d’une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents.
Les documents concernant la création de l'association doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.
Il est conseillé de les garder de manière illimitée :
- Déclaration de l’association (copie du dossier déposé en préfecture)
- Récépissé de la déclaration
- Copie de la demande d’insertion au registre des associations et fondations d’entreprise (JOAFE)
- Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
- Statuts modifiés par ordre chronologique
- Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
À savoir : les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,…) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation. Toutefois, elles peuvent être conservées suite à accord exprès de leur part.
Fonctionnement de l'association
Les documents concernant le fonctionnement de l’association sont à conserver au minimum 5 ans :
- Convocations de l’assemblée générale
- Feuilles d’émargement, pouvoirs
- Procès-verbaux d’assemblée
- Bilan d’activités
- Rapports du commissaire aux comptes
Documents financiers
Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.
Documents fiscaux
Les documents permettant de justifier ce que l’association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.
Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt.
Documents concernant les personnels de l’association
Documents concernant le personnel de l'association
Type de document | Durée de conservation |
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… | 5 ans |
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
Déclaration d’accident du travail auprès de la CPAM | 5 ans |
Durée de conservation en fonction du type de document
Type de document | Durée de conservation |
Titres de propriété et actes de ventes | Durée d’existence de l’association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée. |
Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer | Durée du contrat + 5 ans |
Contrat d’assurance | Durée du contrat + 2 ans |
Factures de gaz et d’électricité | 2 ans |
Factures d’eau | 4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple) 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée |
Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet | 1 an |
Conservation des archives
La loi n’oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.
Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu’ils présentent un intérêt historique :
- Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d’origine privée concernant la ville concernée.
- Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l’histoire locale.
Avec nous, vous gérerez bien votre association
